Обеспечьте безопасность и соответствие закону при организации развлекательных мероприятий для сотрудников. Прежде всего, составьте детальный договор с подрядчиками, особо уделяя внимание пунктам об ответственности за причинение вреда здоровью и имуществу участников.
Обязательно проверьте наличие необходимых лицензий и разрешений для используемых видов деятельности, например, при организации лотереи или розыгрыша призов. Убедитесь, что правила участия ясно и доступно изложены для всех.
Разработайте и внедрите внутренние правила поведения на мероприятии, которые будут регулировать употребление алкоголя и другие потенциально опасные действия. Зафиксируйте в письменной форме все согласования с администрацией площадки о допустимом уровне шума и времени завершения торжества.
Как оформить приглашение на корпоратив, чтобы избежать споров?
Четко укажите в приглашении формулировку дресс-кода (если он предусмотрен), чтобы избежать неясностей относительно уместности наряда. Например, "Cocktail Attire" или "Smart Casual".
Определите в приглашении, кто имеет право на посещение: только сотрудники, сотрудники с супругами/партнерами, или сотрудники с членами семьи. Ясно укажите "Приглашение действительно для одного сотрудника" или "Приглашение действительно для сотрудника +1".
В случае, если планируется распитие алкогольных напитков, добавьте в приглашение напоминание об ответственном потреблении и о наличии безалкогольных опций. Упомяните про организацию развозки или такси.
Обозначьте в приглашении временные рамки мероприятия: дату, время начала и окончания, чтобы сотрудники могли планировать свое время. Укажите точный период действия приглашения, например, "Приглашение действительно только на указанную дату и время".
Если в программе торжества предусмотрены активности с риском (например, спортивные состязания), предупредите об этом в приглашении и предложите добровольное участие. Предоставьте информацию о страховании, если оно предусмотрено.
Включите в приглашение пункт об ответственности сотрудника за сохранность личных вещей и имущества, предоставленного для праздника. Укажите, что организация не несет ответственности за утерю или повреждение.
Укажите, что организация оставляет за собой право отказать в посещении увеселительного собрания лицам, находящимся в состоянии сильного алкогольного опьянения или нарушающим общественный порядок.
Договор с площадкой: что проверить юристу до подписания?
Убедитесь, что договор содержит четкое описание предоставляемых услуг и помещений. Включите детальный перечень: площадь, вместимость, доступное оборудование (звук, свет, проектор), мебель, и другие ресурсы, которые вам обещают.
Тщательно проверьте разделы, касающиеся ответственности сторон. Кто несет ответственность за ущерб, нанесенный имуществу площадки участниками события, и наоборот? Какие штрафные санкции предусмотрены за нарушение условий договора с обеих сторон?
Особое внимание уделите условиям расторжения договора. Какие обстоятельства позволяют расторгнуть договор в одностороннем порядке? Какие финансовые последствия расторжения (возврат предоплаты, компенсация убытков)?
Вопросы, требующие уточнения:
Согласование меню и напитков. Если кейтеринг предоставляет площадка, убедитесь, что меню и цены зафиксированы в приложении к договору. Оговорите возможность внесения изменений в меню и порядок согласования этих изменений.
Дополнительные услуги и расходы. Четко пропишите, какие дополнительные услуги (например, уборка, охрана, парковка) включены в стоимость аренды, а какие оплачиваются отдельно. Узнайте о скрытых платежах и комиссиях.
Проверьте наличие всех необходимых лицензий и разрешений у площадки для организации увеселительных сборищ. Это особенно важно, если планируется подача алкогольных напитков или организация музыкальных представлений. Дополнительную информацию можно найти здесь: Аренда для проведения банкетов.
Важные детали:
В договоре обязательно должен быть указан точный период аренды помещения, включая время начала и окончания подготовки и демонтажа.
Проверьте наличие пункта о форс-мажорных обстоятельствах. Какие события считаются форс-мажором, и как они влияют на исполнение договора? Какие действия необходимо предпринять в случае наступления форс-мажора?
Налоговые последствия корпоратива: как законно сэкономить?
Оптимизируйте НДФЛ и страховые взносы, оформляя развлекательные события как часть производственного процесса. Например, тренинги, стратегические сессии с развлекательной программой. Расходы, непосредственно связанные с производством, уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.
Учет расходов на питание
Включите питание в смету делового съезда, заседания. Суточные не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в пределах установленных норм. Если питание является частью обучения или деловых переговоров, его можно учесть в расходах по налогу на прибыль.
Как оформить подарки сотрудникам?
Подарки сотрудникам стоимостью до 4000 рублей в год не облагаются НДФЛ. Превышение облагается НДФЛ и страховыми взносами. Рассмотрите вариант выплаты премий, вместо покупки дорогих подарков. Премии учитываются в расходах на оплату труда, уменьшая налог на прибыль.
Заранее сформируйте пакет документов, подтверждающий деловую цель коллективного отдыха: приказ руководителя, программа, список участников. Это поможет избежать претензий со стороны налоговых органов.
Ответственность за травмы на корпоративном мероприятии: кого винить?
Ответственность за травмы, полученные участниками общих собраний персонала, в первую очередь ложится на организатора этого события. Это лицо или компания, устроившая встречу или праздник для сотрудников. Организатор обязан обеспечить разумную безопасность всех присутствующих.
Когда виноват организатор?
Организатор несет ответственность, если травма произошла из-за его халатности или несоблюдения правил безопасности. Например, если место проведения события было выбрано с явными дефектами (скользкий пол, неогороженные опасные зоны), если не были приняты меры контроля за доступом к опасному оборудованию, или если безопасность в целом не была должным образом обеспечена. Отсутствие инструктажа по технике безопасности, особенно при использовании аттракционов или участии в активных играх, также может указывать на вину организатора.
Вина собственника площадки или подрядчиков
В некоторых случаях ответственность может быть разделена или полностью возложена на собственника помещения, где проходит праздник, если травма вызвана состоянием самой площадки (например, падение из-за плохо закрепленной лестницы или обрушения конструкции). Если инцидент связан с услугами сторонних компаний (например, кейтеринг, развлекательная программа, охрана), предоставлявших свои услуги на этом собрании, ответственность может нести соответствующий подрядчик. Организатор, однако, должен был убедиться в надежности и квалификации этих сторонних исполнителей.
Ответственность самого пострадавшего
Сам пострадавший сотрудник также может быть признан частично или полностью виновным, если его травма стала результатом его собственных неосторожных действий, несоблюдения установленных на событии правил, или нахождения в состоянии сильного опьянения, что привело к несчастному случаю. В таких ситуациях вина организатора может быть снижена или отсутствовать вовсе.
Во избежание подобных инцидентов и споров крайне важно тщательно планировать все детали организации празднеств сотрудников, проводить оценку рисков на выбранной площадке и при использовании развлечений, а также оформлять договоры с четким распределением обязанностей и ответственности с собственниками помещений и всеми привлеченными подрядчиками. Наличие соответствующего страхования для подобных событий обязательно.
Алкоголь на корпоративе: как соблюсти закон и избежать штрафов?
Чтобы избежать штрафов за распитие спиртного на праздничных событиях организации, убедитесь, что место празднования соответствует требованиям законодательства.
Если банкет проходит в офисе или на другой территории, не имеющей лицензии на продажу алкоголя, распитие крепких напитков может повлечь штраф для организации. Исключение – если компания имеет лицензию на розничную продажу спиртного.
Рекомендации:
Помните об ограничениях по времени продажи алкоголя в вашем регионе. Предотвратите ситуации, когда гости пытаются приобрести спиртное после установленного часа.
Ответственность за нарушение правил продажи и распития спиртного несет как организация, так и физическое лицо, непосредственно нарушившее закон. Штрафы могут быть значительными.
Интеллектуальная собственность на корпоративе: фото, видео, конкурсы – чьи права?
Заключите письменные соглашения об использовании созданного контента.
Отдельный момент – изображения самих участников сбора. Гражданское законодательство защищает право гражданина на собственное изображение. Использование снимка человека без его согласия не допускается, за некоторыми исключениями (например, если съемка велась в общедоступном месте и человек не является основным объектом съемки, или при участии в публичном мероприятии). Для гарантированного и правомерного использования фото и видео с лицами сотрудников или гостей, следует получить их согласие. Это можно сделать несколькими способами:
- Включить соответствующий пункт в приглашение или правила участия.
- Подписать отдельное письменное согласие от каждого человека, чье изображение планируется использовать.
- Разместить уведомление о ведении съемки при входе на место события с указанием, что присутствие означает согласие на возможное использование изображения. Однако, письменное согласие надежнее.
В отношении конкурсов и творческих заданий, проводимых в рамках коллективного события:
- Идея самого конкурса или его сценарий могут являться объектом авторского права разработчика.
- Результаты творческих усилий участников (например, стихи, песни, рисунки, разработанные слоганы), если они обладают признаками оригинальности, принадлежат самим участникам как авторам.
- Если компания планирует использовать эти результаты (например, лучший слоган для рекламной кампании), необходимо заранее закрепить условия такого использования. Это может быть сделано в правилах проведения конкурса.
Рекомендации для защиты интересов компании при организации фирменных праздников:
- Подписывайте договоры с фотографами и операторами, четко прописывая условия передачи прав на снимки и видео либо предоставления лицензии.
- Получайте письменное согласие от участников события на сбор и использование их изображений в фото- и видеоматериалах компании.
- Разрабатывайте подробные правила конкурсов, включающие пункт о судьбе прав на творческие результаты участников условиях их использования компанией.
- Сохраняйте все полученные согласия и договоры.